Dossier Vlaams Agentschap

'De Poolster' is bevoegd voor het opstellen van dossiers gericht aan het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH). Om een aanvraag bij het VAPH te kunnen indienen moet er aan een aantal voorwaarden voldaan worden. Enkel personen met een gehoorverlies kunnen in 'De Poolster' terecht voor een aanvraag Individuele Materiële Bijstand (IMB).
Een aanmelding gebeurt meestal telefonisch, door de aanvrager zelf of door een verwijzer. De coördinator van het multidisciplinair team (MDT) beluistert en verkent de hulpvraag en stuurt het verdere verloop ervan. Bij een vraag in verband met hulpmiddelen worden de audiologen van bij de aanvang betrokken.  
Wanneer het duidelijk is dat een dossier zal opgestart worden, komt de persoon op de wachtlijst. De dossierverantwoordelijke contacteert de aanvrager wanneer die aan de beurt is.